‘Extremamente desafiador’: como o UFC planeja realizar o evento na Casa Branca

WASHINGTON, DC – Mesmo para visitantes a pé com antecedentes verificados e aprovados, o acesso à Casa Branca é um processo extenso. Múltiplas camadas de verificações de identidade, reconhecimento facial, detectores de metais, revistas, inspeções caninas. Não é rápido.

Agora, think about tentar levar centenas de caminhões – cheios de caixotes, estruturas de aço e equipamentos eletrônicos – ao native, cumprindo todos os protocolos de segurança. Cada trailer pode levar de seis a oito horas para simplesmente passar pela triagem. Não se preocupe em descarregar tudo e levá-lo para onde precisa quando terminar.

Foi apenas um dos inúmeros desafios logísticos que o UFC enfrentou ao tentar realizar um de seus esforços mais ambiciosos de todos os tempos – realizar um evento no gramado sul da Casa Branca na noite deste domingo. E alguns dos dilemas mais estressantes – mau tempo, capacidade para cerca de 5.000 espectadores, mau funcionamento do equipamento – provavelmente ainda estão por vir.

“Tem sido extremamente desafiador”, disse Craig Borsari, diretor de conteúdo e produtor executivo do UFC, responsável por supervisionar e dirigir toda a operação. “Estamos indo ao limite neste caso, isso é certo.”

O planejamento do evento começou conceitualmente há mais de um ano e acelerou no verão passado, quando Borsari e sua equipe fizeram uma série de quatro visitas à Casa Branca para medir e avaliar a área com a qual trabalhariam. A cada vez, Borsari saía pensando que o cenário period muito pequeno e incomum para o que o UFC queria construir.

O maior problema? O gramado sul não é uma superfície plana. Ela desce de norte a sul em 22 pés. Usando medições a laser ultraprecisas, uma equipe de engenheiros desenvolveu uma solução que inclui uma intrincada rede de andaimes de aço galvanizado atrás de uma parede de 9 metros na extremidade sul do gramado para nivelar a área sobre a qual todo o resto seria construído.

A Casa Branca tem suas próprias equipes robustas de engenheiros e zeladores que passaram vários meses revisando os planos do UFC e fornecendo suggestions até que os projetos finais fossem definidos. O processo de aprovação e licença passou então por uma dúzia de agências e departamentos governamentais diferentes, desde o Serviço de Parques Nacionais, que avaliou o impacto na paisagem e nas árvores existentes, até ao Serviço Secreto, que precisava de garantir que toda a área pudesse ser protegida.

A área last do octógono e dos assentos ao redor mede 222 por 278 pés – o maior possível sem esbarrar na infraestrutura circundante. E isso antes das diversas áreas de apoio e palco espalhadas por toda parte, além de uma operação completa no Ellipse, um parque de 52 acres do outro lado da rua que hospeda uma área de pageant de fãs capaz de acomodar mais de 85.000 participantes.

“Foi literalmente um ano de reuniões diárias, senão múltiplas vezes ao dia, reuniões, teleconferências e logística com a Casa Branca”, disse Borsari. “Tem sido um trabalho muito, muito pesado.”

Um foco central da fase de design foi como o UFC poderia suportar todos os elementos de produção suspensos normalmente fixados nos telhados e vigas da area, preservando a maior janela possível para as câmeras verem além do octógono e capturarem a Casa Branca desobstruída ao fundo. Luzes, alto-falantes, cabos, telas de vídeo, and so on. Nada disso pode distrair os espectadores domésticos.

Após uma extensa busca, foi descoberta uma solução do outro lado do Atlântico. Eles chamam isso de “a garra”, uma superestrutura de aço de quatro pontas com pernas longas e arqueadas que se estendem para tocar os quatro cantos de um quadrado de 36 por 36 metros. Foi construído pela Stageco, empresa belga de serviços de eventos, e enviado para os Estados Unidos por through aérea e marítima.

Segundo o UFC, a garra pesa 380 mil toneladas no complete – sendo 182 mil delas a própria estrutura, mais 80 mil de lastro para mantê-la em pé. Isso ajuda a suportar 115.000 toneladas de equipamentos e elementos de produção – incluindo mais de 1.000 luminárias – dentro da área de 15.000 pés quadrados. O UFC estima que toda a estrutura levou cerca de 1.000 horas para ser construída.

E eles construíram duas vezes. Primeiro, em abril deste ano, em Warwick Township, Pensilvânia, onde o UFC realizou um teste de construção da estrutura para confirmar suas dimensões, avaliar o prazo necessário para montá-la na Casa Branca e configurar o conjunto de luminárias necessárias para a produção. Foi então desmontado, carregado em caminhões e enviado para Washington para ser reconstruído.

“A estrutura se encaixa perfeitamente”, disse Borsari. “A um quarto de polegada do que havíamos planejado. E isso nos permite maximizar a capacidade e fazer muitos dos elementos de produção e melhorias que procuramos. Está muito, muito próximo. Estamos fazendo alguns ajustes finos enquanto falamos apenas para otimizar algumas das visualizações da câmera. Mas está muito próximo de nossas renderizações e esquemas.”

É isso que o UFC pode controlar. O que não pode controlar é o clima. A última vez que a promoção realizou um evento ao ar livre foi em Abu Dhabi, há 16 anos, quando o UFC e seus parceiros regionais trabalharam para erguer uma area temporária na Ilha Yas. Foi um esforço muito menos estressante porque o clima nos Emirados Árabes Unidos é relativamente previsível, mesmo que seja incrivelmente quente.

Junho em DC é outra história. Historicamente, as máximas médias variaram entre 29 e 30 graus C – um nível médio de umidade em torno de 70 por cento intensifica esse calor – com cerca de 12 a 13 centímetros de chuva espalhados por nove a 14 dias. Para se manter atualizado sobre as diversas possibilidades, o UFC conta com vários serviços meteorológicos e um meteorologista no native que fornece atualizações diárias dos padrões climáticos durante semanas. E nos últimos dias, eles mudaram para relatórios de hora em hora.

Existem três principais preocupações atmosféricas: chuva, ventos fortes e relâmpagos. A equipe de Borsari passou por um extenso planejamento de contingência para cada um e qualquer combinação dos três, elaborando processos sobre como as informações fluiriam para os chefes de departamento com relações com atletas, parceiros de mídia e operações de produção caso o UFC precisasse responder e reagir em tempo actual ao clima que se desenvolve durante o evento.

Esse plano de contingência aborda como a área seria evacuada em caso de relâmpagos, posições de transmissão alternativas que a equipe de produção poderia assumir caso o trabalho nas áreas originais se mostrasse insustentável e opções de backup para transmitir o feed do evento ao vivo para milhões de lares em todo o mundo. Mas é impossível planejar tudo.

“O que é complicado é quando você entra nesses cenários onde há chuva, vento, relâmpagos.” Borsari disse. “Você não sabe quanto tempo isso vai durar.”

A única coisa que se sabe com certeza é que vai fazer calor. Uma onda de calor infelizmente cronometrada engolfou Washington esta semana, elevando as temperaturas a 36 graus C com umidade extrema que fez com que parecesse ao norte de 40. O domingo não está projetado para ser tão quente, mas as previsões apontam para temperaturas na casa dos 30 graus com 70-80 por cento de umidade.

Muitos lutadores treinam ao ar livre em climas quentes há semanas, tentando se adaptar às condições. Alguns pularam na sauna por 10 minutos em meio a sessões internas para elevar a temperatura corporal antes de retomar. Steve Garcia, que vai sofrer o pior do calor na primeira luta do card, já lutou ao ar livre em Albuquerque e lembra que a lona esquentava tanto com o sol que os lutadores queimavam as solas dos pés ao pisar nela.

O UFC está utilizando uma capa de lona personalizada para proteger sua superfície de luta dos danos do sol e do calor durante a semana e tem um par de lonas de reposição à mão caso sejam necessárias durante o evento. E o horário de início das 20h ET de domingo foi escolhido para limitar a quantidade de sol direto atingindo a tela, que é toda pontilhada com elementos de patrocínio escuros que atraem luz.

O maior esforço da promoção para mitigar o clima está no topo da própria garra, que atinge quase 27 metros em seu ápice: uma cobertura personalizada de 30 metros instalada na estrutura e projetada para ser estanque. Isso deve ter um efeito refrescante e ao mesmo tempo proteger o octógono e a área circundante da chuva direta. No entanto, considerando que a garra está aberta por todos os lados, qualquer brisa misturada com precipitação provavelmente resultará em chuva soprando sob a cobertura e impactando os espectadores nas arquibancadas externas.

Segundo Borsari, o plano atual é prosseguir com o present em caso de chuva leve a moderada. Qualquer coisa mais pesada e uma chamada precisarão ser feitas sobre a possibilidade de entrar em um atraso, forçando a transmissão a preencher potencialmente horas de transmissão enquanto um sistema meteorológico passa. Não há nenhum plano de contingência para mudar para um native coberto, de acordo com Borsari.

O UFC também tem flexibilidade no domingo para adiantar ou retroceder o present se tiver conhecimento prévio de um provável evento climático dentro do período atual. Mas a natureza de um esporte de categoria de peso, que provoca práticas de desidratação muitas vezes dramáticas entre os competidores, significa que há uma janela relativamente definida em que o evento pode ser realizado mantendo a segurança do atleta. Se o tempo fosse afetado de forma significativa, provavelmente teria que acontecer até sexta-feira, no máximo.

Borsari disse que a única coisa na lista de desejos do UFC para o evento que se mostrou inviável foi voar drones pela área para capturar imagens para a produção. Compreensivelmente, o espaço aéreo acima da Casa Branca é um dos mais rigorosamente controlados do país, e o Serviço Secreto é extremamente sensível a qualquer aeronave sem tripulação que entre numa área onde dezenas de altos funcionários americanos estarão sentados ao ar livre. Portanto, os únicos drones permitidos perto da Casa Branca serão operados por agências governamentais.

Assim que o evento termina, a equipe do UFC entra no que chama de “modo load-out”, desconstruindo todos os seus equipamentos e estruturas tanto na Casa Branca quanto na Ellipse. Esse trabalho ocorrerá 24 horas por dia durante uma semana, seguido de extensos reparos nas superfícies gramadas abaixo dos locais que foram danificados pela produção.

As centenas de caminhões serão empacotados novamente. A garra descerá e será enviada de volta para a Bélgica. E Borsari e sua equipe respirarão aliviados pela primeira vez em meses. Até a próxima.

“Escute, posso dizer que não há dúvida de que (o presidente do UFC) Dana (White) terá uma ideia que nos desafiará ao limite novamente”, disse Borsari. “Nós gostamos. Estejamos na Lua ou em Marte, faremos todo o nosso esforço para tentar descobrir e fazer o melhor que pudermos.”